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如何使用档案管理?

如何使用档案管理?

点击数:  更新时间:2016-01-26 10:10

档案管理组件是针对企业文件档案管理需求而设计。整个组件分为卷库管理、案卷管理、文件管理、案卷借阅、档案统计、档案销毁六个功能模块, 同时单独归档的工作流也会归档在此。 卷库是最大的管理单位,它包含案卷;案卷介于卷库和文件之间,它包含文件;文件是最小的管理单位。

1、卷库管理

在卷库管理中,新建卷库,并且指定卷库所属部门。当新建案卷时,可以选择案卷所属卷库。OA管理员可以管理所有的卷库,其他用户可以管理自己建立的卷库。如下图所示:

2、修改借阅范围或者删除卷库

在卷库管理中,除新建卷库外,想要修改或者删除卷库的功能也在于此,即点击修改,可修改借阅范围或其他属性;点击删除,可删除该卷库。如下图所示:

3、案卷管理

在案卷管理中,新建案卷,填上案卷的相应属性,选择所建案卷所属卷库,案卷就建好了。如下图所示:

4、拆卷/封卷、修改和删除

在案卷管理中,除新建案卷外,还可以在案卷管理的操作中进行拆卷/封卷,修改和删除,点击相应的功能按 钮,执行相应的操作。当案卷处于已封卷状态时,该案卷中的文件不能再移动至其他案卷,也不能修改和销毁。OA管理员可以管理所有的案卷,其他用户可以管理 自己建立的案卷(案卷管理员)。

5、文件管理

在文件管理中,建立具体档案文件,并且将文件归入相应的案卷中。

6、修改、销毁

在文件管理中,除可以建立具体档案文件外,对于没有封卷的文件,可以修改、销毁和组卷,而已经封卷的文件,只有解除封卷才能修改、销毁和组卷。 对做过销毁操作的文件,可以到销毁管理中还原。oa管理员可以管理所有的文件,其他用户可以管理自己建立的文件。

7、案卷借阅

借阅申请:在借阅申请中查看相应案卷中的文件,可以申请借阅。借阅记录中可以管理自己的借阅档案。对文件没有借阅限制,所有的用户都可以借阅所有的档案文件。如下图所示:

8、借阅审批

档案管理人员对档案借阅申请进行审批。

9、档案统计

借阅统计是对文件的借阅次数进行统计;案卷统计是对案卷中的文件个数进行统计。如下图所示:

10、档案销毁

档案销毁是对文件管理中删除的文件彻底销毁。

11、单个工作流归档,在我的工作中,打开该项已结束的工作,点击更多,选择归档,则进入档案管理新建文件的页面。

至此,档案管理的功能介绍完毕。


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